GoBD-Fristende zum 1.1.2017 – der Countdown läuft

Die Unternehmensuhr für Einzelhändler mit Registrierkassen schlägt 5 vor 12:

Ab dem 1. Januar 2017 endet die letzte Frist zur vollständigen Umsetzung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Somit endet die vom Gesetzgeber vorhergesehene Übergangsregelung der neuen Verordnungen für alle Unternehmen, die bereits seit November 2010 in Kraft getreten sind.

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Die GoBD ersetzen ab dem 1.1.2015 die bislang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Die GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).

Übersicht der wesentlichen Anforderungen

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

• Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z.B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung (= erstmalige Aufzeichnung, die nicht zwingend IT-gestützt erfolgt) als unveränderbar.
• Das gilt auch für Vorsysteme (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
• Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der USt-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
• Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
• Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).

Technische GoBD-Anforderungen an Kassensysteme

Für Betreiber von Kassensystemen wie bspw. Registrierkassen gilt besonderes Augenmerk. So wurde in den Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums festgelegt, dass durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Außerdem spezifiziert das Gesetz nochmals die bereits vorher festgelegte Unveränderbarkeit der Daten. Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

„Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (…).“

Um die vorgegebenen GoBD-Verordnungen zu erfüllen, ist also ein Archivsystem nötig, das die angeforderte technische Unveränderbarkeit gewährleistet. Dabei ist die Archivierung an sich nicht alleine maßgebend: Alle Archivdaten müssen wie bei einem laufenden Kassensystems vorgehalten, aufgefunden und ausgewertet werden können, und das ebenfalls über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum.

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Ursprüngl. Quelle: IT-Business
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