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Zum Schutz vor Manipulationen werden Betriebsprüfungen für den bargeldintensiven Handel immer intensiver und strenger.
Seit der Einführung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) durften zwar veraltete Registrierkassen unter besonderen Sonderauflagen noch bis zum 31.12.2016 betrieben werden. Ab dem 1. Januar dieses Jahres ist damit nun auch Schluss. Grundvoraussetzungen sind nunmehr neuere Kassensysteme, die Einzeldaten über 10 Jahre speichern können.
Technische Anforderungen an Registrierkassen
Nach den Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums (BMF) unterliegen die mit den Registrierkassen erstellten Kassenbelege automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Und nicht nur das! Gemäß den gesetzlichen Anforderungen der GoBD ist insbesondere für die Unveränderbarkeit der Daten Sorge zu tragen. Während der Dauer der Aufbewahrung sind alle Einzelbelege stets vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
„Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (…).“
Um diese Verordnungen zu erfüllen, ist ein Archivsystem nötig, das die angeforderte technische Unveränderbarkeit gewährleistet.
Gesetzesverschärfung ab Januar 2019
Neue Gesetzesentwürfe gehen aber noch weiter. Ab 2019 sollen elektronische Kassen fälschungssicher und zertifiziert sein. Zuständig für die Zertifizierung soll dann das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) sein. Vorrangiges Ziel sei es, einen einmal protokollierten Kasseneintrag nachträglich nicht mehr zu löschen oder zu verändern.
Eine Verpflichtung der Händler zur Anschaffung einer Registrierkasse gibt es indes aber nicht (und wird es in naher Zukunft wohl auch nicht geben). In welcher Form Barzahlungen vorgenommen werden, überlässt der Gesetzgeber dem Unternehmer momentan noch selbst.
Wird jedoch ein Kassensystem zur Aufzeichnung verwendet, so unterliegt dieses der aktuellen Rechtssprechung – Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010.
… Soweit ein (bisher genutztes) Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, ist eine Verwendung dieses Geräts nach dem 31. Dezember 2016 für steuerrechtliche Zwecke nicht mehr zulässig. …
Fazit
Folgen Sie mit Ihrem Unternehmen rechtzeitig den rechtlichen und technischen Vorgaben, um bei einer Betriebsprüfung kein böses Erwachen zu erleben. Händler, die den Anforderungen nicht entsprechen, könnten im Fall des Falles sogar mit Bußgeldern oder Nachzahlungen bedacht werden.
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