Aktualisierung der GoBD Richtlinien 2019

Über die GoBD ꟷ (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ꟷ hatten wir bereits mehrfach berichtet.

Seit Juli dieses Jahres hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) nun eine Aktualisierung der ursprünglichen Richtlinien herausgegeben. Diese werden gemäß dem Bundesministerium nun als „GoBD 2019“ zusammengefasst. In der Neufassung werden vor allem die nächsten Schritte zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung berücksichtigt.

Was ist neu bei den GoBD 2019?

Auf Grund des technischen Fortschritts konkretisieren die GoBD 2019 neue Rechtssicherheit und Klarheit für Verfahren wie dem Mobilen Scannen. Grundsätzlich müssen nämlich elektronisch erstellte geschäftliche Belege unveränderbar digital aufbewahrt werden.

In der Zusammenfassung:

• Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobilen Scannen) wird dem stationären Scannen gleichgestellt
• Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
• Zulässigkeit für das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung
• Aufbewahrung einer Konvertierung ist unter Umständen ausreichend und es bedarf keiner Aufbewahrung der Ursprungsversion
• Cloud-Systeme werden in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
• Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein

Mit der Neufassung der GoBD 2019 bezieht die Finanzverwaltung somit auch neue Praktiken in den Digitalisierungsprozess ein, die sich im Unternehmensalltag bewährt haben.

Laut GoBD 2019 müssen demnach alle Belege revisionssicher, im Original und maschinell auswertbar abgelegt werden. Dies betrifft vor allem digitale Daten ‒ wie Rechnungen und Gutschriften oder Kassenbücher oder Zeiterfassungen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden.

AUFGEPASST ꟷ An alle, die bislang ihre Rechnungsbelege mit Office-Programmen wie Word oder Excel erstellt haben:
Da diese Dokumente problemlos zu verändern sind, erfüllen sie den Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht. Programme dieser Art gelten als nicht mehr „GoBD-konform“ und fallen wohl zukünftig als geeignete Datenverarbeitungslösungen weg ꟷ zumindest, was die Finanzbuchhaltung betrifft. Gleiches gilt im Übrigen für die Speicherung und Archivierung von Dokumenten in Dateisystemen.

Alle Dokumente und Unterlagen müssen die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen sicherstellen.

Es sind somit Softwarehersteller wie wir, die SOFTWEAVER GmbH, als auch unsere Kunden gleichermaßen gefragt, um die vorgegebenen Bedingungen jetzt und in Zukunft zu erfüllen.

Lesen Sie auch: Bisherige Grundsätze der GoBD sowie GoBD Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen

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Quelle: d.velop blog

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