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Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes (E-Rechnungen steht für elektronische Rechnungen) wird das Thema digitaler Rechnungsversand 2.X nicht nur für öffentliche Verwaltungen und Behörden relevant.
Der Rechnungsversand per portablem Dokumentenformat, kurz PDF, ist ungebrochen. Nicht zuletzt deshalb, weil mit der Richtlinie 2014/55/EU das eifrige Ziel, Papierrechnungen zukünftig aus der EU anzuschaffen, verfolgt wird. Doch ganz so einfach, ist der Umstieg vom Papier zur E-Rechnung näher betrachtet dann doch nicht. Zwar werden mittlerweile auch unsignierte PDF-Dokumente, die alle rechtsgültigen Inhalte einer Papierrechnung beinhalten, anerkannt. Sie genügen aber keinem europäischen oder internationalen Standard.
Was ist europäischer Standard?
Sind seit dem 27. November 2020 Lieferanten des Bundes verpflichtet (E-Rechnungsgesetz), Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz zu übermitteln. Diese Voraussetzungen für eine „genormte“ Rechnungsstellung erfüllen derzeit das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung. Auch sie berücksichtigen alle gesetzlichen Vorgaben, die für die bisherigen Rechnungen aus Papier gelten.
Demnach gilt: Eine elektronische Rechnung ist/wurde (eine Bilddatei, eingescannte Rechnung oder ein Standard-PDF-Dokument erfüllen diese Voraussetzungen nicht),
- … in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen.
- … ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung.
Bislang muss die Richtlinie in allen EU-Mitgliedstaaten für die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Gemeinden umgesetzt werden.
ZUGFeRD oder XRechnung – Wo liegen die Unterschiede?
Sowohl die ZUGFeRD-Rechnung als auch XRechnung basieren auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931. ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Bei der ZUGFeRD-Variante handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Das bedeutet, die entsprechende Rechnung besteht aus einem PDF-Dokument, genauer gesagt einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung) und einem eingebetteten XML-Anhang. Die Datei ist somit für Mensch (PDF) und maschinell (XML) lesbar.
Bei der XRechnung hingegen handelt es sich um ein rein XML basiertes Rechnungsformat. Sie ist besonders für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund geeignet. Die XML-Datei wird dazu über eine zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Webservice) eingereicht und elektronisch ausgewertet.
Worin liegen die Vorteile?
In der Zusammenfassung:
Die digitalen Rechnungen werden über ein Softwareprogramm automatisch elektronisch erstellt und übermittelt. Sie sind revisionssicher (PDF/A- bzw. XML-Format) und können maschinell weiterverarbeitet und archiviert werden.
Im Einzelnen:
- Manuelle Prozesse in der bisherigen Rechnungsstellung entfallen bzw. beschleunigt sich.
- Die Liquidität durch unmittelbaren, direkten Rechnungsversand verbessert sich.
- Der Papierausdruck entfällt, Arbeitsmittel wie Kuverts und damit verbundene Arbeitsschritte sind hinfällig.
- Die bisherigen Versand- und Portokosten werden durch die elektronische Übermittlung eingespart.
- Durch den papierlosen Datenaustausch ist weniger physische Ablage, z.B. in Form von Aktenordnern, erforderlich. Dies stärkt die elektronische Datenarchivierung.
Unabhängig vom Datenformat bietet die digitale Rechnungsstellung eine Reihe an Vorteilen. Unternehmen, die in Zukunft revisionssichere Rechnungen elektronisch versenden und erhalten möchten, sollten darauf achten, dass ihre Softwarelösung diese Art der Rechnungsstellung unterstützt.
Unterstützt wave das ZUGFeRD-/XRechnung-Verfahren?
Unsere wave ™ ERP- und Warenwirtschaftlösungen ermöglichen Ihnen den digitalen Rechnungsversand im hybriden Datenformat. Mit dem Modul ZUGFeRD Basic erstellten wir PDF-Dokumente (Format PDF/A-3), die standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format (EN 16931) beinhalten.
Gerne informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen des digitalen Rechnungsversands. Senden Sie uns Ihre Fragen online oder kontaktieren Sie unseren Hotline-Service direkt per Telefon.
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Quellen: via Deutsche Handwerkszeitung (DHZ), FeRD
Bildressource: Photo by Philipp Katzenberger on Unsplash
