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Sind ERP-Systeme erst einmal in die Jahre gekommen, ist eine rechtzeitige und umfassende Systemauffrischung ratsam.
Nicht zuletzt der Gesetzgeber gibt durch die elementaren Vorgaben durch die Einführung der GoBD und E-Bilanz neue Maßstäbe vor, die im täglichen Business berücksichtigt werden müssen.
Damit die Modernisierung des ERP-Systems in einem Unternehmensprozess auch gelingt, sollten einige wichtige Punkte bedacht werden.
Workflow-Optimierung
Hauptaufgabe eines ERP-Systems: Effizienz und Flexibilität der Prozesse im Unternehmen manifestieren und steigern. Dabei hilft:
- Individuelle Programmanpassungen basierend auf einer mitwachsenden Softwarearchitektur. Unerlässlich als Basis für ein Customizing durch den Softwareanbieter und die spätere Update-Fähigkeit des Systems.
- Modulare Erweiterungen für zusätzliche Funktionen. Mit der Zeit steigen die Anforderungen an die Funktionalität eines ERP-Systems, z. B. durch Integration eines Produktionsprozesses (PPS), eines Customer-Relationship-Managements (CRM) oder einer Business Intelligence (BI)-Auswertung.
- Standardisierte Schnittstellen zur Anbindung: Ob Datenaustausch (EDIFACT) oder für die Anbindung vorhandener Lösungen (bspw. DATEV, Online-Shop). Sind keine kundenspezifischen Anpassungen erforderlich, können Standardschnittstellen Aufwand, Kosten und ein Fehlerrisiko für die Entwicklung einer eigenen Schnittstelle erheblich reduzieren.
- Ergonomische Benutzerführung: Ein effizientes Arbeiten durch eine einfache, intuitive Bedienung verringert den Aufwand für umfangreiche Schulungen und Support und sorgt für eine erhebliche Akzeptanz bei den Anwendern. Zudem wird das Ausweichen auf Excel & Co. verhindert und so das Potenzial der Lösung besser genutzt.
KMU – Empfehlung
Damit klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) angesichts des nicht unwesentlichen Investitionsrahmens und der Produktvielfalt am Markt die richtige Wahl treffen, ist eine strukturierte Herangehensweise erforderlich. Dazu gehört eine genaue Definition der Anforderungen (Pflichtenheft) und eine Softwarevorauswahl, ggf. mithilfe eines Beraters oder per IT-Matchmaking. Weitere Entscheidungskriterien können dann (Online-)Präsentationen und Systemtests vor Ort mit praxisechten Simulationsszenarien liefern.
Dabei sollte auf keinen Fall unberücksichtigt bleiben:
- Funktionale Eignung der Software
- Branchen-, Fach- und Projektkompetenz des Anbieters
- Moderne technologische Basis
- Ergonomische Benutzerführung
- Anpassbarkeit und Flexibilität
- Geeignetes Migrationskonzept
Aber nicht nur die Neuanschaffung eines ERP-Systems sollte dazu anregen, seine Geschäftsprozesse mit der aktuellen, technischen Softwareentwicklung und den gesetzlichen Vorgaben abzugleichen. Wer regelmäßig eine Aktualisierung seiner Software vornimmt, kann die Optimierung seines Workflows merklich verbessern.
Falls Sie weitere Fragen zur Integration und Entwicklung eines ERP-Systems haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir unterstützen Sie in folgenden Bereichen:
- ERP-Beratung
- Softwareentwicklung
- Software-Module und Schnittstellen
- Implementierung/Migration
- Workflow-Optimierung
- Wartung & Support
Auf unserer Website finden Sie außerdem auch einen ERP-Fragebogen, der Ihnen bei der Suche nach der geeigneten Software weiterhilft.
ERP Quick Check
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