Kassenführung: Neue Regeln ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland weitere Änderungen in der Kassenführung in Kraft. Diese Neuregelungen sollen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kassenbuchführung zu erhöhen und gleichzeitig Steuerbetrug vorzubeugen.
Wir haben Ihnen in diesem Beitrag die wichtigen Punkte zu den neuen Anforderungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zusammengestellt.
Aufgrund der Kassensicherungsverordnung müssen Belege (Kassenbons) seit 2024 bereits weitere Mindestangaben enthalten. Weitere Infos dazu: Pflichtangaben für Kassen ab 2024
Hintergrund der Neuregelungen
Auch die Kassenführung wird durch die steigende Digitalisierung und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Manipulation von Kassenbuchungen beeinflusst. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat der Gesetzgeber umfassende Maßnahmen beschlossen, die Sie als Unternehmen dazu verpflichten, Ihre Kassenführung zu modernisieren und an die neuen technischen Standards anzupassen.
Was gilt ab dem 1. Januar für Kassenbetreiber?
Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, sollen dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme ab Januar des nächsten Jahres melden. Diese Regelung sollte ursprünglich zum 1.1.2020 (Kassengesetz 2020) in Kraft treten. Die entsprechenden Systeme müssen bis zum 31.7.2025 erfasst werden. Aber:
Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also nach wie vor zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse zu betreiben.BMF-Schreiben vom 12.1.2022 (Az. IV A 3 – S 0062/21/10007:001)
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Die neuen Regelungen stellen Betreiber von Registrierkassen vor besondere Herausforderungen. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe müssen oft in neue Technologien, neue Soft- und Hardware, investieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Daher sind eine frühzeitige Planung und Budgetierung erforderlich.
Gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom Juni (Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009) ist Folgendes zu beachten:
- Die Mitteilung ist elektronisch über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle durchführbar.
- Eine elektronische Übermittlung ist ab 1. Januar 2025 möglich.
- Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme ist die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 zu erledigen.
- Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nach dem 1. Juli 2025 angeschafft, sind diese innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen.
- Die Mitteilungspflicht gilt auch für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme.
Das bedeutet im Umkehrschluss auch, Ihre Mitarbeiter müssen immer wieder geschult werden, um sicherzustellen, dass alle neuen Prozesse und Systeme korrekt angewendet werden.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick
- Einsatz von zertifizierten Kassensystemen: Ab 2025 dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, die über ein zertifiziertes Sicherheitsmodul (TSE) verfügen. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge in einer fälschungssicheren Weise dokumentiert werden. Unternehmen müssen sich daher rechtzeitig um die Umrüstung oder Anschaffung neuer Systeme kümmern.
- Digitale Belegausgabe: Die Pflicht zur digitalen Belegausgabe (Bonpflicht) wird verstärkt. Kunden müssen bei jedem Kauf einen Beleg erhalten, der entweder in Papierform oder digital zur Verfügung gestellt werden kann. Diese Regelung soll nicht nur die Nachvollziehbarkeit verbessern, sondern auch für den Kunden von Vorteil sein.
- Aufbewahrungspflichten: Die Aufbewahrungsfristen für Kassendaten werden verlängert. Zukünftig sind Unternehmen verpflichtet, alle Kassendaten mindestens zehn Jahre lang zu speichern. Diese Daten müssen jederzeit für Betriebsprüfungen zugänglich sein. Eine ordnungsgemäße Archivierung bleibt von daher unerlässlich.
- Regelungen zur Datensicherheit: Ein weiterer zentraler Aspekt der Neuregelungen ist die Erhöhung der Datensicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Dies umfasst sowohl physische als auch digitale Sicherheitsmaßnahmen.
- Erweiterte Dokumentationspflichten: Die Dokumentationspflichten werden ausgeweitet. Unternehmen müssen nicht nur die täglichen Einnahmen festhalten, sondern auch genaue Aufzeichnungen über Rabattaktionen, Stornierungen und Rückgaben führen. Diese Transparenz soll dazu beitragen, in Zukunft mögliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.
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Quellen: Lexware, Textrecherche unter Verwendung von chatGPT
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7 Kommentare
Thomas
Hallo,
verstehe ich das richtig? Ich habe eine TSE-Einheit, diese überträgt die Daten und Kassenvorgänge über meine Branchen-Software an die Buchhaltungs-Software. Mein Steuerberater klärt dann den ganzen Schmu mit dem Finanzamt. Heißt, die wissen dass ich ein Kassensystem habe, welches ich habe und wissen, dementsprechend eigentlich auch, dass ich eine TSE-Einheit habe. Und trotzdem muss ich das dem Finanzamt melden?VG
ThomasSOFTWEAVER
Hallo,
soweit uns bekannt ist, muss das Kassensystem trotzdem per ELSTER angemeldet werden – auch wenn bereits eine TSE-Einheit im Einsatz ist und die Daten über eine Branchen-Software automatisch an eine Buchhaltungs-Software übertragen werden.Warum trotzdem die ELSTER-Meldung?
Die TSE allein erfüllt nicht die gesetzliche Meldepflicht. Es sind zwei getrennte Pflichten:- Pflicht zur Nutzung einer zertifizierten TSE:
Es muss eine TSE vorhanden sein, die alle Kassenbewegungen manipulationssicher aufzeichnet. - Pflicht zur Anmeldung des Kassensystems bei der Finanzverwaltung über ELSTER (§ 146a AO):
Diese Meldepflicht besteht zusätzlich zur TSE-Nutzung, unabhängig davon, wie oder wohin die Daten weitergeleitet werden (z. B. an eine Buchhaltungssoftware wie DATEV, lexoffice, etc.).
Beispiel zur Verdeutlichung:
Es wird eine Branchenlösung (z.B. für Gastronomie oder Einzelhandel) mit integrierter TSE eingesetzt.- Alle Kassenvorgänge werden korrekt aufgezeichnet.
- Die Daten werden automatisch an die Buchhaltung übergeben.
Trotzdem muss das Kassensystem über ELSTER angemeldet werden, da es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE handelt.
Schon eine Meldung gemacht?
- Wenn das System bereits über ELSTER gemeldet wurde, muss allerdings nichts unternommen werden, sofern keine Änderungen (neues System, neue TSE, zusätzliche Kasse etc.) eingetreten sind.
- Wenn bisher nur die TSE angeschlossen, aber nicht gemeldet wurde, muss die Meldung nachgeholt werden.
Fazit
TSE vorhanden + Datenweiterleitung ≠ automatische Erfüllung der Meldepflicht.
Die ELSTER-Meldung ist gesetzlich verpflichtend, unabhängig vom internen Workflow.Klären Sie Unklarheiten aber im Einzelfall am besten immer mit Ihrem Steuerberater oder örtlich ansässigen Finanzamt ab.
VG Softweaver GmbH
- Pflicht zur Nutzung einer zertifizierten TSE:
Nicole
Wie verhält es sich in einem Tafelladen?
Wir haben eine elektronische Kasse, diese ist aber mit keinem technischen System verbunden.SOFTWEAVER
Hallo,
da Sie u.E. eine elektronische Kasse einsetzen – auch ohne angeschlossene TSE – unterliegen Sie dennoch grundsätzlich der Melde- und Nachrüstpflicht.- TSE nicht vorhanden: TSE nachrüsten lassen – z. B. als Cloud-TSE von fiskaly, Swissbit, oder USB-Lösung
- TSE vorhanden: Wenn Ihre Kasse eine TSE integriert hat, ist sie grundsätzlich seit 2020 konform.
- Meldepflicht: Ab 2025 müssen Sie Ihre Kasse beim Finanzamt melden, spätestens bis 31. Juli 2025.
- Meldung erfolgt über ELSTER oder ein anderes anerkanntes Verfahren.
Falls es bei der Meldung oder der TSE-Nachrüstung Unsicherheiten gibt, setzen Sie sich am besten mit Ihrem Steuerberater oder örtlich ansässigen Finanzamt in Verbindung.
VG Softweaver GmbH
Nicole
Vielen herzlichen Dank, Sie haben mir sehr geholfen.
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Özkan
Hallo zusammen, ich bin etwas verwirrt. Die beiden Aussagen sind für mich widersprüchlich. In der dicken und großen Aussage in Gänsefüßchen:
Die entsprechenden Systeme müssen bis zum 31.7.2025 erfasst werden. Aber:
Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also nach wie vor zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse zu betreiben.
und dem darauffolgenden Bereich mit den relevanten Änderung finde ich keinen sinnvollen Zusammehang.
Einsatz von zertifizierten Kassensystemen: Ab 2025 dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, die über ein zertifiziertes Sicherheitsmodul (TSE) verfügen. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge in einer fälschungssicheren Weise dokumentiert werden. Unternehmen müssen sich daher rechtzeitig um die Umrüstung oder Anschaffung neuer Systeme kümmern.
Können Sie diese beiden Aussagen bitte erläutern?
mit freundlichen Grüßen
Özkan