Kassenführung: Neue Regeln ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland weitere Änderungen in der Kassenführung in Kraft. Diese Neuregelungen sollen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kassenbuchführung zu erhöhen und gleichzeitig Steuerbetrug vorzubeugen.

Wir haben Ihnen in diesem Beitrag die wichtigen Punkte zu den neuen Anforderungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zusammengestellt.

Aufgrund der Kassensicherungsverordnung müssen Belege (Kassenbons) seit 2024 bereits weitere Mindestangaben enthalten. Weitere Infos dazu: Pflichtangaben für Kassen ab 2024

Hintergrund der Neuregelungen

Auch die Kassenführung wird durch die steigende Digitalisierung und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Manipulation von Kassenbuchungen beeinflusst. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat der Gesetzgeber umfassende Maßnahmen beschlossen, die Sie als Unternehmen dazu verpflichten, Ihre Kassenführung zu modernisieren und an die neuen technischen Standards anzupassen.

Was gilt ab dem 1. Januar für Kassenbetreiber?

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, sollen dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme ab Januar des nächsten Jahres melden. Diese Regelung sollte ursprünglich zum 1.1.2020 (Kassengesetz 2020) in Kraft treten. Die entsprechenden Systeme müssen bis zum 31.7.2025 erfasst werden. Aber:

Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also nach wie vor zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse zu betreiben.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Die neuen Regelungen stellen Betreiber von Registrierkassen vor besondere Herausforderungen. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe müssen oft in neue Technologien, neue Soft- und Hardware, investieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Daher sind eine frühzeitige Planung und Budgetierung erforderlich.

Gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom Juni (Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009) ist Folgendes zu beachten:

• Die Mitteilung ist elektronisch über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle durchführbar.
• Eine elektronische Übermittlung ist ab 1. Januar 2025 möglich.
• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme ist die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 zu erledigen.
• Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nach dem 1. Juli 2025 angeschafft, sind diese innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen.
• Die Mitteilungspflicht gilt auch für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme.

Das bedeutet im Umkehrschluss auch, Ihre Mitarbeiter müssen immer wieder geschult werden, um sicherzustellen, dass alle neuen Prozesse und Systeme korrekt angewendet werden.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

• Einsatz von zertifizierten Kassensystemen: Ab 2025 dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, die über ein zertifiziertes Sicherheitsmodul (TSE) verfügen. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge in einer fälschungssicheren Weise dokumentiert werden. Unternehmen müssen sich daher rechtzeitig um die Umrüstung oder Anschaffung neuer Systeme kümmern.
• Digitale Belegausgabe: Die Pflicht zur digitalen Belegausgabe (Bonpflicht) wird verstärkt. Kunden müssen bei jedem Kauf einen Beleg erhalten, der entweder in Papierform oder digital zur Verfügung gestellt werden kann. Diese Regelung soll nicht nur die Nachvollziehbarkeit verbessern, sondern auch für den Kunden von Vorteil sein.
• Aufbewahrungspflichten: Die Aufbewahrungsfristen für Kassendaten werden verlängert. Zukünftig sind Unternehmen verpflichtet, alle Kassendaten mindestens zehn Jahre lang zu speichern. Diese Daten müssen jederzeit für Betriebsprüfungen zugänglich sein. Eine ordnungsgemäße Archivierung bleibt von daher unerlässlich.
• Regelungen zur Datensicherheit: Ein weiterer zentraler Aspekt der Neuregelungen ist die Erhöhung der Datensicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Dies umfasst sowohl physische als auch digitale Sicherheitsmaßnahmen.
• Erweiterte Dokumentationspflichten: Die Dokumentationspflichten werden ausgeweitet. Unternehmen müssen nicht nur die täglichen Einnahmen festhalten, sondern auch genaue Aufzeichnungen über Rabattaktionen, Stornierungen und Rückgaben führen. Diese Transparenz soll dazu beitragen, in Zukunft mögliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.

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Quellen: Lexware, Textrecherche unter Verwendung von chatGPT
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