E-Rechnungsgesetz

E-Rechnungsgesetz – in Zukunft digital statt Papier

 

Warum sich der Einsatz von E-Rechnungen (E-Rechnungen steht für elektronische Rechnungen) lohnt, hatten wir bereits in einem früheren Beitrag näher erörtert. Ab dem 27. November tritt in diesem Zusammenhang nun das E-Rechnungsgesetz vollumfänglich in Kraft. Behörden in Deutschland sind dann zur Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet.

Mit der Verordnung werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 umgesetzt. Darin beinhaltet ist u.a.:

Die obersten Bundesbehörden, also z. B. die Bundesministerien und Verfassungsorgane sind zunächst verpflichtet, ab 27. November 2018 elektronische Rechnungen zu empfangen. Zum 27. November 2019 folgt die oben genannte Verpflichtung auch für nachgelagerte Behörden auf Bundesebene. Ab dem 27. November 2020 gilt dann für Lieferanten des Bundes die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form.

 

Zielsetzung für die Einführung des E-Invoicing

Das Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist die Schaffung eines technologieneutralen Standards.

Dabei gilt eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung im Sinne der Verordnung nicht als „ordnungsgemäße“, elektronische Rechnung. Zwar besitzt die E-Rechnung die gleichen Inhalte und Rechtsvorgaben wie die klassische Papierrechnung. Sie muss darüber hinaus jedoch in einem strukturierten elektronischen Format wie der XRechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Der Begriff „XRechnung“ steht dabei für ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell.

 

Für wen ist das E-Rechnungsgesetz verbindlich?

Aktuell sind von der Umsetzung der Richtlinie alle öffentliche Behörden betroffen. Allerdings gilt der neue Standard auch für Einrichtungen, die vorwiegend in öffentlicher Hand sind wie Krankenhäuser, Sparkassen oder auch die Stadtwerke. Dazu kommen dann auch noch Unternehmen, die mit Behörden und öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeiten. Im Zuge der Digitalisierung kommt man kurz- oder langfristig gesehen also nicht um eine elektronische Umstellung herum.

 

Wie sieht das zukünftige Format einer E-Rechnung aus?

Abgesehen von der „behördlichen“ Richtlinie: Es gibt aktuell noch keine eindeutigen Vorgaben, wie das Dateiformat einer elektronischen Rechnung auszusehen hat. Um gemäß den GoBD* eine Rechnung im unveränderbaren Format bereitzustellen, sollte es sich beispielsweise um ein PDF oder eine Bilddatei (.jpg, .gif, .bmp o.ä.) handeln.

Zukünftig werden jedoch nach dem E-Rechnungsgesetz hybride Formate (eine Mischung aus Bilddatei oder PDF und strukturierten Daten) die Rechnung per E-Mail dominieren. Klassische, unstrukurierte Rechnungsformate werden demnach als unzureichend eingestuft.

Übliche Rechnungsformate sind derzeit (noch):

  • Strukturierte Daten: EDI (Electronic data interchange), XML (Extensible Markup Language)
  • Unstrukturierte Daten: tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)
  • Hybrides Datenformat: ZUGFeRD

Zulässige Lieferungs- und Empfangswege sind beispielsweise E-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download.

 

Kommt die XRechnung für alle?

Mittelfristig könnten nicht nur Bundesbehörden und deren Auftragnehmer von der Umstellung des E-Rechnungsformats betroffen sein. Auch privatwirtschaftliche Unternehmen und Selbstständige müssten das klassische PDF-Format durch eine zukunftssichere XRechnung ersetzen.

Ab dem 27. November müssen Unternehmer ihre Rechnungen an Behörden bereits ab 1.000 EUR (netto) im „neuen“ elektronischen Format übermitteln. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden danach nicht mehr akzeptiert. Allerdings unterscheiden sich die Regelungen derzeit noch von Bundesland zu Bundesland.

Weitere Informationen dazu finden Sie z.B. beim Verband Elektronische Rechnung.
 

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Quellen: via Mindforms, FeRD, d-velop Blog, Haufe
Bildressource: Copyright Photo by Scott Graham on Unsplash
* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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