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Die Erfassung und der Versand von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) wird auch in den Business-to-Business immer üblicher. Während sich im E-Commerce die digitale Rechnungsstellung schon als Standard bewährt hat, kommt der Digitalisierungstrend nun auch in allen anderen Geschäftsbereichen an.
Interessant werden lässt den Einsatz von E-Rechnungen nicht nur das Einsparen von Porto und Papier, auch der interne Workflow kann effizienter gestaltet werden. Arbeitsschritte wie Drucken, Falzen, Kuvertieren und Frankieren entfallen. In der Regel genügen Ihnen nur wenige Mausklicks, um heutzutage eine Rechnung per E-Mail zuzustellen.
Damit sowohl das Erstellen als auch Versenden E-Rechnungen gesetzeskonform (UStG §14, GoBD) bleibt, sollten Sie folgendes beachten:
Vorteile von E-Rechnungen
- Enorme Kostenersparnisse, da kein Porto und geringere Bearbeitungskosten etc.
- Vermeidung von Kommunikationsverlusten, die Daten können direkt gesendet und weiterverarbeitet werden
- Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil, da die manuelle Erfassung entfällt
- Kürzere Bearbeitungszeiten, da kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc. mehr erforderlich sind
- Ökologischer Vorteil zugunsten der Umwelt durch weniger Papierrechnungen
Digitale Rechnungsstellung
- Sämtliche Pflichtangaben*, die Sie bisher für eine reguläre Rechnung verwendet haben, gelten auch für Ihre E-Rechnung. Genügen die E-Dokumente nicht den Vorgaben, könnte Sie der Verlust des Vorsteuerabzugs treffen.
- Holen Sie beim Empfänger vor der ersten elektronischen Zustellung unbedingt ein Einverständnis ein. So gehen Sie sicher, dass die Rechnung in elektronischer Form zugestellt werden darf und vor allem an welche E-Mail-Adresse sie geschickt werden soll. Eine indirekte Zustimmung des Kunden über die Annahme der AGB ist indes möglich.
- Beachten Sie außerdem: Als Ersteller müssen Sie zudem die Echtheit der Rechnung (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) gewährleisten. In den meisten Fällen ist die Anfertigung der E-Rechnungen softwaregestützt. Zwar ist keine elektronische Signatur mehr erforderlich, dennoch kann diese oder ein elektronischer Datenaustausch für Klarheit beim Belegempfänger sorgen.
Digitale Archivierung
- Auch E-Rechnungen müssen Sie revisionssicher elektronisch archivieren.
- Archivieren Sie digitale Eingangsrechnungen immer in dem Format, in dem Sie sie erhalten haben. Eine Rechnung im PDF-Format wird also auch als PDF aufbewahrt werden.
- Sorgen Sie dafür, dass elektronische Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sind.
- Auch E-Rechnungen müssen Sie 10 Jahre und unveränderbar aufbewahren. In diesem Zeitraum müssen die Dokumente geöffnet und gelesen werden können.
- Löschen Sie elektronische, geschäftsrelevante Unterlagen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer.
Haben Sie weitere Fragen zur Verwaltung von digitalen Rechnungen? Sprechen Sie uns gerne an.
Unser wave™ ERP & Warenwirtschaftsprogramm ist gemäß den GoBD-Bestimmungen auf die erforderlichen Anpassungsschritte zur Digitalisierung Ihrer Daten optimal vorbereitet.
*Pflichtangaben ordnungsgemäßer (E-)Rechnungen
- Name und vollständige Adressierung des Belegempfängers
- Datum der Rechnungsstellung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung
- Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt sowie Zahlungsfristen
- MwSt.-Angaben (im Zuge des Vorsteuerabzugs), nicht bei Kleingewerbe
- Sonstige unternehmens-/steuerrelevanten Angaben, z.B. UStG § 19 Kleinunternehmer
- Eigene Geschäftsangaben je nach Unternehmensform wie Steuernummer oder USt-IdNr.
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