E-Rechnungen mit wave effizient importieren oder exportieren

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland schrittweise eine Pflicht für elektronische Rechnungen (E‑Rechnungen) im B2B-Bereich.

Spätestens ab 2028 müssen Unternehmen untereinander strukturierte E‑Rechnungen austauschen – einfache PDF-Rechnungen reichen dann nicht mehr. Die rechtliche Grundlage bildet unter anderem die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie deren Umsetzung in deutsches Recht (§ 14 UStG).

 

ZUGFeRD und XRechnung: Zwei etablierte Standards für E-Rechnungen

ZUGFeRD verbindet eine optisch lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Struktur. XRechnung ist ein reines XML‑Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Beide basieren auf dem europäischen Standard EN 16931, der seit Version 2.1 auch bei ZUGFeRD Anwendung findet.

 

Neue Module in wave ™ für Import und Export strukturierter Rechnungen

Zur Unterstützung dieser Formate bieten wir neue Softwaremodule für den Import und Export elektronischer Rechnungen an. Die Module ermöglichen:

• den Export strukturierter Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format aus bestehenden Systemen (z. B. wave ™ ERP oder Warenwirtschaft),
• den Import und die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen mit XML-Anhang,
• Validierungsfunktionen zur Prüfung auf Formalkriterien und Konformität mit den Standards.

Die Module sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehenden wave ™ Softwarelandschaften integrieren lassen.

 

Funktionsweise unserer wave Module

E-Rechnungen automatisch als ZUGFeRD / XRechnung Dokument erstellen

Das neue Software-Modul wave ™ ZUGFeRD XRechnung Basic ermöglicht Ihnen den Export von Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat und unterstützt damit die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und der EU.

Beide Formate basieren auf einem strukturierten XML-Datenmodell, das entweder direkt als XML-Datei (bei XRechnung) oder eingebettet in eine PDF-Datei (bei ZUGFeRD) exportiert werden kann.

Unser Modul unterstützt aktuelle formelle Standards und stellt sicher, dass die erzeugten Rechnungen den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Diese Formate sind vor allem im öffentlichen Sektor verpflichtend und gewinnen auch im B2B-Bereich zunehmend an Bedeutung.

Im praktischen Einsatz ermöglicht Ihnen die Anpassung den automatisierten Export der strukturierten Rechnungsdaten direkt aus Ihrem System. Dadurch lassen sich Rechnungen unproblematisch an Empfänger übermitteln, die elektronische Formate voraussetzen – zum Beispiel öffentliche Auftraggeber oder größere Unternehmen mit standardisierten Buchhaltungsprozessen.

Die Integration ist so gestaltet, dass Ihre bestehenden wave ™ Rechnungs- oder ERP-Systeme möglichst wenig angepasst werden müssen. Die erzeugten Dateien können anschließend entweder archiviert oder über gängige Kanäle wie E-Mail oder E-Rechnungsportale versendet werden.

E-Rechnungen im Format ZUGFeRD / XRechnung einlesen

Das neue Software-Modul wave ™ ZUGFeRD XRechnung Import ermöglicht Ihnen den Import elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat. Beide Formate basieren auf maschinenlesbaren XML-Datenstrukturen, die im Fall von ZUGFeRD zusätzlich in ein PDF eingebettet sein können.

Ziel ist es, diese strukturierten Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten und nahtlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme zu übernehmen.

Beim Import wird die XML-Datei – entweder als eigenständige Datei (XRechnung) oder als eingebetteter Anhang in einem PDF (ZUGFeRD) – ausgelesen und analysiert. Die enthaltenen Informationen wie Rechnungsbetrag, Steuern, Zahlungsbedingungen oder Kreditorendaten werden extrahiert und können zur weiteren automatisierten Verarbeitung genutzt werden, z. B. für Vorerfassung, Prüfung oder Buchung.

Unterstützt werden aktuelle Standards wie ZUGFeRD 2.1.1 (inkl. EN 16931) und XRechnung 2.x, wodurch das Modul insbesondere für Unternehmen relevant ist, die regelmäßig Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern oder größeren Geschäftspartnern empfangen. Zusätzlich lassen sich empfangene Rechnungen revisionssicher archivieren oder in bestehende digitale Workflows integrieren.

Unser Programmmodul schafft damit die Grundlage für eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung, reduziert manuelle Eingaben und verbessert die Datenqualität bei der Rechnungsbearbeitung. Es trägt zur Umsetzung gesetzlicher Anforderungen an die E-Rechnung bei und unterstützt effizientere, digitalisierte Prozesse im Rechnungseingang.

 

Vorteile für Unternehmen

Durch die frühzeitige Umstellung auf strukturierte Formate können Sie als Unternehmen:

• Gesetzliche Anforderungen werden frühzeitig erfüllt, was Planungssicherheit bietet.
• Weniger manuelle Eingabe reduziert Fehler und Aufwand.
• Prozesskosten sinken durch automatisierte Abläufe.
• Höhere Datenqualität und effizientere Verarbeitung im Rechnungseingang.