E-Mail statt Papier: Warum sich E-Rechnungen lohnen

 

Endlich kein Falzen, Kuvertieren und Frankieren mehr – E-Rechnungen (E-Invoicing) erleichtern unseren Büroalltag ungemein und sparen dabei noch Zeit und Geld.

Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen und klassische Rechnungen rechtlich gleichgestellt. Prinzipiell kann somit jeder Gewerbetreibende Rechnungen einfach mit Hilfe eines PDF-Konverters umwandeln und im Anschluss als Anlage per E-Mail versenden. Während größere Unternehmen bereits von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, bedienen sich KMU und Selbstständige noch immer der ausgedruckten Variante.

Natürlich gibt es auch für das digitale Rechnungsformat bestimmte Voraussetzungen und gesetzliche Anforderungen, dennoch lohnt sich für Sie die zeitnahe Umstellung bereits nach kurzer Dauer.

 

Voraussetzungen für die Einführung des E-Invoicing
  • Basis: Dokumentenumwandlung mittels PDF-Konverter, z.B. Adobe Acrobat, PDF24 (kostenfrei) oder Vergleichbares, Versand per E-Mail.
  • Fortgeschritten: Einsatz einer aktuellen Softwarelösung, z.B. WaWi oder andere Buchhaltungssoftware, die den digitalen Rechnungsversand unterstützt.
  • Profi: Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) zur Protokollierung des Verfahrensablaufs und Archivierung der E-Rechnungen (Ein-/Ausgang).

Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Vorteile und Hinweise der E-Rechnungen einmal zusammengestellt:

 

Weniger Zeit und Aufwand

Elektronische Rechnungen erreichen Ihre Adressaten direkt, ohne einen großen Umweg. Ganz nebenbei sparen Sie die Zeit für die Weiterverarbeitung der Papierform (Ausdrucken, Sortieren, Falzen, Kuvertieren und Frankieren) und nicht zuletzt auch den Weg zur Postfiliale oder dem Briefkasten.

 

Weniger Papier und Porto

In wenigen Schritten lassen sich die E-Rechnungen per E-Mail über einen PC versenden. Ein gesonderter Ausdruck oder eine Archivierung im klassischen Büroordner entfällt. Stattdessen werden durch die regelmäßige Anfertigung von Datensicherungen die E-Rechnungen nach dem Versand sicher auf der Festplatte oder im Netzwerk verwahrt.

Neben der Zeitersparnis macht sich die Umstellung aber auch bei den internen Kostenaufwendungen bemerkbar. So werden die Materialausgaben für Briefporto, Druckertinte und Toner, Papier und Ordner reduziert.

 

Platzsparende Archivierung

Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Rechnungen für mögliche Prüfungen durch Finanzbehörden aufbewahrt werden. In Deutschland gilt für diese Zwecke regulär eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Mussten Papierrechnungen bislang also noch physikalisch in Aktenordner archiviert werden, bedurfte es je nach Datenaufkommen, einiges an Raum zur Unterbringung. Um so weniger Platz wird nun zur Aufbewahrung der digitalen Belege benötigt. Da die Rechnungsdaten schon in elektronischer Form vorliegen, können sie auch digital abgelegt werden.

Zusätzliche Backups und Datensicherungen schützen Ihre elektronischen Daten vor einem Datenverlust, denn auch diese Daten unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Weitere Methoden zur Absicherung wären eine Archivierung in einer Cloud oder die regelmäßige Speicherung der Daten auf externen Datenträgern. Wer besonders viele Daten zuverlässig organisieren und archivieren muss, sollte ggf. eine Archivierungssoftware verwenden.

 

Anwendersoftware – ja oder nein?

In Bezug auf die Versandform stehen dem Nutzer von E-Rechnungen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Neben PDF- und Textdatei sind auch elektronische Rechnungen als einfache E-Mail oder Hybridformen (XML/PDF) im Einsatz. Einen spezifischen Standard für das Datenformat gibt es derzeit also (noch) nicht. Auch nicht, ob eine besondere Software für die Erstellung und den Versand verwendet werden muss.

Von der simplen Rechnungsstellung aus einem Textverarbeitungsprogramm mit anschließendem E-Mailversand bis hin zu komplexen und umfangreichen Softwarelösungen ist vieles praktizierbar. Wobei die Vorteile einer Verwendung einer unterstützenden Software klar auf der Hand liegen. Während Stammdaten wie Adressen und Artikel von Ihnen nur einmalig erfasst werden müssen, lassen sich über Formularvorlagen schnell und einfach Belege erstellen. Diese können Sie dann nach Belieben aus dem Programm weiter an den bestimmten Empfänger übermitteln.

Darüber hinaus gibt es, besonders beliebt bei Online-Shop-Systemen, Applikationen, die voll automatisch Rechnungen an ihre Besteller ohne eigenes Zutun erstellen und versenden.

Achten Sie bei der Wahl eines Rechnungssystems also darauf, dass Belege nicht nur automatisch erstellt und versandt werden können, sondern dass diese auch in weiteren Systemen, z.B. über Schnittstellen, in Ihrer Buchhaltung weiterverwendet werden können. Des Weiteren sollte die Anwender-Software von den Finanzbehörden anerkannt, bestenfalls testiert sein.

 

Ist Ihre Software up to date (WaWi/ERP/FIBU)?

Wenn Sie bereits ein ERP- bzw. Rechnungssystem nutzen, sollten Sie prüfen (lassen), ob die eingesetzte Software auf einem aktuellen Versionsstand ist.

Da sich gesetzliche Anforderungen und Schnittstellenbedingungen, z.B. zu DATEV oder anderen Finanzbuchhaltungssystemen, stetig ändern können, sind regelmäßige Wartungszyklen erforderlich.

 

Verbesserte Liquidität

Der Versand einer E-Rechnung bedingt aber nicht nur eine schnellere Zustellung, sondern kann auch zu einer Verbesserung der Liquidität Ihres Unternehmens beitragen. Grundsätzlich wird eine Zahlungsfrist bei Erhalt der Rechnung wirksam. Bei der Zustellung per Post ist im Regelfall mindestens von einem Tag Karenz auszugehen, bis der Empfänger Ihre Rechnung erhält.

Im Idealfall erhält Ihr Kunde also die Rechnungen nicht nur früher, sondern führt eine fristgerechte Zahlung auch schneller aus.

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