GoBD Verfahrensdokumentation zur Archivierung 2.0

War unter Umständen vor der Einführung der GoBD* eine Ablaufbeschreibung zur Aufbewahrung und Archivierung von Daten freibleibend, ändert sich dies mit den Buchführungsrichtlinien (bereits seit 1. Januar 2015) nun.

Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 sind die verbindlichen Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammengefasst. Dort heißt es u.a. im Abschnitt 3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)…

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

Um der Nachvollziehbarkeit des Verfahrens Genüge zu tun, wird eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorausgesetzt, welche eine ausführliche Beschreibung der erforderlichen Verfahrensabläufe, Daten und Dokumente beschreibt.

Im Folgenden haben wir einige wichtige Fragen zu diesem Thema gesammelt und möchten Ihnen die Antworten dazu sogleich mitliefern:

Warum ist eine Verfahrensbeschreibung erforderlich?

Unabhängig der GoBD sollte im Grunde jede Abteilung, insbesondere aber die Buchführung, über eine interne, schriftliche Verfahrensbeschreibung verfügen. Da nunmehr immer mehr Belege auf digitalem Weg empfangen und versendet werden, ist eine Neuregelung erforderlich.

Während Papierbelege bislang noch als Kopie oder Original in Aktenordnern archiviert wurden, ist die Verfahrensweise bei den E-Belegen oftmals unklar. Die Verpflichtung einer Dokumentation soll daher Unwissenheiten klären und die Nachvollziehbarkeit der Arbeitsabläufe gewährleisten.

Wer muss über eine Verfahrensdokumentation verfügen?

Die Dokumentationspflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen, nicht nur Großbetriebe.

Was muss die Dokumentation beinhalten?

Innerhalb der Ablaufbeschreibung sollten Sie vermerken, welche Hard- und Software (mit Angabe Version/Testat) in Ihrem Unternehmen zur Buchführung verwendet wird, sowie welche Verfahrensschritte und Zuständigkeiten vorliegen.

Die Verfahrensdokumentation sollte folgenden Themen umfassen:

1. Posteingang und Sortierung der zu scannenden Dokumente
2. Identifikation dieser Belege
3. Vorbereitung und Digitalisierung
4. Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle
5. Nachverarbeitung und Archivierung mit Integritätssicherung
6. Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege
7. Vernichtung der originären Papierbelege
8. Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist)
9. Löschung der digitalen Archivbestände
10. Beschreibung des Kontrollsystems: Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen

Sollten Sie bereits über eine oder mehrere Arbeitsplatz-/Ablaufbeschreibungen verfügen, können Sie diese, soweit nötig, anpassen und verwenden. Es wird nicht vorgegeben, dass die Verfahrensdokumentation in einem Gesamtdokument vorliegen muss.

Gibt es eine Mustervorlage zur Orientierung?

Auf Initiative mit den Wirtschaftskammern und -verbänden hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen orientieren können.

Zur Erstellung der eigenen Verfahrensdokumentation wird zusätzlich zur PDF-Version zur geordneten Belegablage auch eine Vorlage im Word-Format bereitgestellt, die nach Bedarf abgewandelt werden kann. Je nach der Unternehmensstruktur können die Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation stark variieren. Sie können daher auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

Sie haben noch weitere Fragen?

Im GoBD-Leitfaden, der sich in Kapitel 15 ausführlich dem Thema Verfahrensdokumentation widmet, finden Sie, falls nötig, weitere Informationen.

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*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Weitere Quellennachweise: haufe.de