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Wer glaubt, dass das Thema E-Rechnungsgesetz (E-Rechnungen steht für elektronische Rechnungen) nur öffentliche Verwaltungen und Behörden betrifft, irrt. Mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der Verordnung könnte sich der digitale Rechnungsversand in Zukunft für alle Unternehmen ändern.
Ist die so genannte XRechnung momentan überwiegend auf Behördenseite ein Thema, wird das bisher gängige, klassische PDF-Dokument mittelfristig ausgedient haben.
XRechnung – Was ist das?
Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird.
via Wikipedia
Nachdem es sich bei dem neuen elektronischen X-Rechnungsstandard um strukturierte Datensätze handelt, sollten zugleich mehrere Probleme gelöst werden. Im Gegensatz zu einem „statischen“ Pixelbild oder einem PDF, beinhalten X-Rechnungen nämlich ein einheitliches Datenformat. Sie können damit nicht nur leichter überprüft, sondern auch kosten- und umweltschonend an die Empfänger übertragen werden. Arbeitsabläufe innerhalb der Buchhaltung wie etwa die Übertragung, Prüfung und Bezahlung von Rechnungen werden zugleich beschleunigt und optimiert.
Weitere Informationen dazu finden Sie z.B. beim Verband Elektronische Rechnung.
Wie wird eine XRechnung erstellt?
Die XRechnung ist ein strukturierter, standardisierter Datensatz im XML-Format, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann.
Die folgenden beiden Syntaxen sind dafür zulässig:
- Universal Business Language (UBL)
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
Zum einen muss die E-Rechnung in einer der beiden Syntaxen übermittelt werden. Andererseits muss der Empfänger auch in der Lage sein, beide Formate zu verarbeiten.
Grundsätzlich erfüllt ZUGFeRD 2.1 alle erforderlichen Normen und kann damit für die Erstellung dieser elektronischen Rechnungen verwendet werden. Voraussetzung ist natürlich, dass Ihre Buchhaltungssoftware bzw. Warenwirtschaft diese Datenverarbeitung unterstützt.
Was ist ZUGFeRD?
Der Begriff ZUGFeRD steht zunächst einmal für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.
via ferd-net.de
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Der Rechnungsversand erfolgt weiterhin als PDF-Dokument. Gleichzeitig wird eine inhaltlich identische Kopie der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung ohne Probleme möglich ist. Dabei müssen sowohl das PDF in der visuellen Darstellung als auch das eingebettete XML-Format den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 4 UStG) standhalten.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf den Webseiten von ferd-net.de.
Unterstützt wave das ZUGFeRD-Verfahren?
Grundsätzlich ist der ZUGFeRD-Standard in unseren wave ™ ERP- und Warenwirtschaftlösungen abbildbar. Gerne informieren wir Sie über die Möglichkeiten und Chancen des digitalen Rechnungsversands. Senden Sie uns Ihre Fragen online oder kontaktieren Sie unseren Hotline-Service direkt per Telefon.
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Quellen: via XimantiX.de, Verband elektronischer Rechnungen, FeRD, Haufe
Bildressource: Copyright Photo by XPS on Unsplash
* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff