Endspurt: E-Rechnung wird ab 2027 verpflichtend

E-Rechnung – Die elektronische Rechnung wird in Deutschland endgültig zum Standard.

Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit ZUGFeRD und XRechnung, denn ab 1. Januar 2027 gelten neue Pflichten für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Wer heute noch PDF-Rechnungen per E-Mail versendet, sollte sich jetzt vorbereiten. Denn eine einfache PDF-Datei gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung.

In einem vorherigen Beitrag haben wir Ihnen bereits mehr zum Thema was ZUGFeRD und XRechnung unterscheidet, berichtet. Erfahren Sie nun nochmals, welche Fristen gelten und warum die E-Rechnung nur der erste Schritt in Richtung digitales Tax Reporting ist.

Das Wichtigste zur E-Rechnung in Kürze

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen nun auch in einem strukturierten Format ausstellen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro oder weniger dürfen noch bis 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz sowie die neue Definition der E-Rechnung nach § 14 UStG.

Checkliste: Was Unternehmen jetzt beachten sollten

Die Umstellung betrifft nicht nur den Rechnungsversand, sondern den gesamten Rechnungsprozess:

ERP- und Buchhaltungssoftware prüfen

Die eingesetzte Software muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten können.

Gut vorbereitet mit wave™: Seit dem 1. Januar 2025 unterstützen wir Sie mit unserer ERP- und Warenwirtschaftssoftware wave™ bei der Umstellung auf den E-Rechnungsprozess – vom Einzelversand bis zum Stapelrechnungsversand. So lassen sich E-Rechnungen effizient und komfortabel in die bestehenden Prozesse integrieren.

Rechnungseingang digitalisieren

E-Rechnungen müssen empfangen, validiert, verarbeitet und archiviert werden können.

Prozesse automatisieren

Strukturierte Rechnungen ermöglichen eine automatische Verbuchung, geringere Fehlerquoten und schnellere Freigaben.

Archivierung sicherstellen

Auch E-Rechnungen unterliegen den GoBD-Anforderungen und müssen revisionssicher gespeichert werden.

Warum PDF-Rechnungen künftig nicht mehr ausreichen

Ausblick: Die E-Rechnung ist nur der Anfang

Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine E-Rechnung muss strukturiert, maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sein. Genau diese Anforderungen erfüllen XRechnung und ZUGFeRD.

Viele Unternehmen sehen die E-Rechnung als lästige Pflicht. Tatsächlich ist sie jedoch Teil einer deutlich größeren Entwicklung. Doch Deutschland bereitet sich auf zukünftige digitale Melde- und Berichtssysteme vor.

Auf europäischer Ebene verfolgt die EU mit VAT in the Digital Age (ViDA) das Ziel, Umsatzsteuerdaten künftig weitgehend digital und transaktionsbezogen zu melden.

Strukturierte Rechnungsdaten bilden die Grundlage für:

• automatisierte Umsatzsteuerprüfungen,
• Echtzeit- oder Near-Realtime-Meldungen,
• schnellere Vorsteuerprüfungen,
• weniger manuelle Nachfragen durch Finanzbehörden.

Wenn Sie als Unternehmen nun auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen, schaffen Sie damit gleichzeitig die Basis für zukünftige Tax-Reporting und die damit verbundenen Anforderungen.

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Quellen: BMF – Bundesfinanzministerium, IHK Frankfurt, Bildressource: Foto von Mikita Yo auf Unsplash, KI-modifiziert