Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Rechnungen

 

Immer öfter werden Rechnungsbelege nicht mehr per Briefpost, sondern auf dem digitalen Weg per E-Mail zugestellt. Diese Tatsache haben wir u.a. dem Umstand zu verdanken, dass es rückwirkend zum 01.07.2011 möglich ist, Online-Rechnungen ohne digitale Signatur zu versenden.

Doch ist auch bekannt, welche Kriterien für die Ablage und Aufbewahrungsfristen dieser E-Belege gelten?

 

Aufbewahrungsfristen

Im Vergleich zu den konventionell zugestellten Rechnungen per Post, gilt auch für die elektronische Variante eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

 

Art der Aufbewahrung

Digital versendete Belege sind nach Eingang im gleichen Format zu archivieren, wie sie zugestellt wurden. Ebenso ist die zugehörige E-Mail nebst dem Anhang aufzubewahren. Während der Aufbewahrungszeit müssen die Daten stets lesbar und maschinell auswertbar sein.

Gleichzeitig ist das Ausdrucken und Abheften der elektronischen Dokumente zum Nachkommen der Nachweispflicht nicht ausreichend oder gar zulässig.

Umkonvertierungen sind hingegen zulässig, wenn ein intern automatisch weiterverarbeitbares Format gewählt wird. Aber auch in diesen Fällen muss immer das Original aufbewahrt werden.

Und zu guter Letzt: Wichtig ist, dass der Datenträger, auf dem die Daten abgespeichert wurden, keine nachträglichen Veränderungen zulässt.
Darüber hinaus sind für das Online-Format einer Rechnung noch weitere Parameter zur berücksichtigen:

 

Anforderungen für E-Rechnungen

Neben Wahrung der Dokumentenform (Vorgaben an eine Rechnung) ist nach §14 Abs. 1 UstG für die elektronische Übermittlung der Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Zudem muss jede Form der elektronischen Übermittlung die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten.

Um dies zu gewährleisten, war bis zuletzt noch eine elektronische Signatur erforderlich, die die Echtheit der Daten gewährleistete. Ab dem 1.07.2011 (rückwirkend) ist dies nun nicht mehr zwingend.

_
Quelle: Handelskammer Hamburg

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert