Dürfen Mahnungen per E-Mail verschickt werden

Jüngst wurde für unsere ERP und Warenwirtschafts-Software wave die Verwaltung der Mahnformulare überarbeitet.

Da der Rechnungsversand per E-Mail mittlerweile zum Standard geworden ist, stellt sich nun die Frage, ob Mahnungen ebenfalls problemlos per E-Mail verschickt werden dürfen.

Mahnungen per E-Mail – Ja oder nein?

Vorweg, prinzipiell wäre es möglich, dass Sie Erinnerungen an Zahlungsversäumnisse sogar mündlich aussprechen.

Der Gesetzgeber hat für diesen Fall derzeit nämlich noch keine klaren Vorgaben festgelegt. Dennoch sollten Sie für ein Mahnschreiben nicht einfach einen formlosen Text per E-Mail formulieren. Statt dessen wird empfohlen, der E-Mail-Nachricht einen entsprechenden PDF-Anhang in Ihrem Briefbogen-Layout beizufügen. Bedenken Sie, auch bei dieser Form der Korrespondenz handelt es sich um einen Geschäftsvorgang.

Außerdem können Sie trotz der gewahrten Form nicht davon ausgehen, dass die Mahnung per E-Mail in einem Gerichtsverfahren anerkannt wird. Es fehlt letztlich der eindeutige Zustellnachweis – ob mit oder ohne Lesebestätigung spielt hierbei keine Rolle. Schließlich kann der Schuldner behaupten, die E-Mail nicht erhalten zu haben oder die Nachricht landet ungewollt im Spam-Filter.

Akzeptiert Ihr Kunde die Erinnerung per E-Mail, z.B. durch Ausgleich des offenen Zahlungsbetrages, kann dies zumindest zu Ihrem Vorteil als stillschweigendes Übereinkommen gewertet werden.

Rechtlich einwandfrei und anerkannt bleiben als Optionen immer noch das Fax, der Standard-Brief oder ein Übergabeschreiben, z.B. per Gerichtsvollzieher oder ein Inkassobüro.

Mit Hilfe unserer Anwendersoftware wave ™ ist es möglich, Mahnungen per E-Mail als PDF-Anhang direkt zu versenden. Selbstverständlich können Sie nach wie vor die Ausgabe auf einem Drucker ansteuern und das Mahnschreiben im Anschluss per Post verschicken. Die Entscheidung wie Sie Ihre Offene Posten anmahnen, steht Ihnen somit also völlig offen.

Um sich bzgl. der formellen Zustellung etwas mehr Sicherheit zu verschaffen, haben wir die Voraussetzungen zum Mahnversand per E-Mail mit dem digitalen Rechnunsgversand gekoppelt. Hat Ihr Kunde dem Versand einer E-Rechnung zugestimmt, kann er vermutlich auch Mahnungen per E-Mail erhalten.

_

Bildressource: Copyright fotolia.de, © Stockfotos-MG, Bild-ID 121435023, © mooshny, Bild-ID 112284102

Weitere Quellennachweise: Piloh.de