ZUGFeRD/XRechnung: Rechnungen werden digital - verbindlich
Digitale Rechnungsstellung ab 2025
Wir klären auf, worauf es ankommt und was Sie beachten sollten, damit Sie zukünftig gesetzeskonform E-Rechnungen erstellen, empfangen und versenden können.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
PDF / A-3
Hybridformat aus zwei inhaltlich identischen Bestandteilen: einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei
ZUGFeRD
Alle Anforderungen gem. §14 des Umsatzsteuergesetzes sind erfüllt.
Lesbarkeit
Datei ist von Menschen und IT lesbar. Die E-Rechnung ist auch am Ende der gesetzl. Aufbewahrungsfrist noch lesbar.
ReWe
Verarbeitung der ein-/ausgehenden E-Rechnungen im Buchhaltungsprogramm.
Historie E-Rechnungen
EU-Richtlinie 2010/45/EU
Vereinheitlichung hinsichtlich Papierrechnungen und E-Rechnungen durch Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
Steuervereinfachungsgesetz 2011
§ 14 Abs. 1 und 3 UStG: Neufassung der umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen
EU-/ER-Richtlinie 2014/55/EU
Inkrafttreten: 26. Mai 2014 - Zentrale Richtlinie für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung durch öffentliche Auftraggeber
Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU
Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen - Nationale Umsetzung in Deutschland XRechnung als Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland verabschiedet - Europäische Norm EN 16931-1
Umsetzungsfrist für oberste Bundesbehörden
Empfang von XRechnungen für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes
Ende Umsetzungsfrist 2014/55/EU
Inkrafttreten der Lieferantenverpflichtung auf Bundesebene
Wachstumschancengesetz
Wachstumschancengesetz wird am 17.11.2023 verabschiedet. Die notwendige Genehmigung des EU-Rates zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfolgte bereits am 25.7. 2023.
Wachstumschancengesetz
Ab dem 01.01.2025 beginnt die ausschließliche und verbindliche Nutzung von E-Rechnungen für Unternehmen
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (Standard-PDF o.v.) dürfen allerdings nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz kleiner dem o.g. Schwellwert sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) soll auch über 2028 hinaus noch weiter genutzt werden dürfen. Voraussetzung ist, dass ab dem Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.
Quellnachweis, u.a. IHK Frankfurt
FAQ zum Thema
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. So schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor.
Da häufig nicht alle Details einer Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegen, sind auch sogenannte Hybridformate zugelassen, wie z.B. das ZUGFeRD-Format. Diese Formate bestehen aus einer E-Rechnung plus Bilddatei. Reine, strukturierte Formate sind die bekannten Standards XML und EDI. Im Falle der öffentlichen Verwaltung kommt nun die sogenannte XRechnung hinzu. Um diese Formate lesen zu können, ist ein spezieller Viewer erforderlich.
Was viele beim Thema E-Rechnung missverstehen: Eine reine Bilddatei ohne strukturierte Daten – zum Beispiel ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung, die dann per E-Mail verschickt wird, ist keine elektronische Rechnung.